Recebeu as chaves de seu apartamento? Prepare-se: há muito o que fazer para transformar o prédio em um Condomínio. Para deixar tudo funcionando perfeitamente é necessário percorrer um longo caminho, e o primeiro passo é a eleição de um síndico.
Iniciando os trabalhos
Eleito síndico, o primeiro passo é tirar o CNPJ do condomínio. Esse item é necessário para as próximas etapas. Para obter o CNPJ é preciso de uma série de documentos que deverão ser enviados à Receita Federal, órgão responsável pela emissão do mesmo.
Com o CNPJ do condomínio em mãos, é importante que o novo síndico busque uma apólice de seguros para o local. O responsável tem até 120 dias para fechar esse serviço, mas é importante que o faça o mais rápido possível. Assim, os condôminos ficam protegidos, pelo menos, de incêndios, raios e explosões.
Também é importante pedir à prefeitura o desmembramento da cobrança do IPTU das unidades e à empresa concessionária de água que individualize a medição, caso a Construtora não o tenha realizado.
E a construtora?
As construtoras geralmente registram uma minuta da Convenção de Condomínio e do seu Regimento Interno.
Outro “bônus” oferecido pela construtora é a indicação de uma Administradora, que irá ajudar o síndico nos trabalhos iniciais, e que tem papel importante neste início dos trabalhos.
Documentos importantes
Ao tomar posse do novo condomínio, é importante atentar para os seguintes documentos:
• Habite-se (Documento expedido pela prefeitura que garante que a edificação está apta para moradia);
• Alvará de aprovação e execução da construtora;
• Auto de vistoria do Corpo de Bombeiros;
• Projetos executivos de instalação: elétrica, de para-raio, paisagismo (se houver);
• Mapeamento da rede de telefonia, dados, ventilação mecânica e ar condicionado (em caso de condomínio comercial);
• Manual do proprietário;
• Certificado de garantia de equipamentos (como elevadores, interfones, circuitos de tevê, portões), suas notas ficais e seus manuais técnicos;
• Memorial Descritivo do condomínio
Checagem
Tão importante quanto receber as chaves da unidade é saber se as áreas comuns do condomínio estão de acordo com o que foi prometido em contrato.
Por isso é importante que o síndico, de posse do memorial descritivo, confira se a construtora cumpriu o que prometeu.
Caso haja desconformidades, é importante fazer contato com a construtora, para que a ela possa fazer as devidas alterações.
Com a ajuda da administradora
Contando com uma Administradora, o síndico deve tratar em Assembleia:
• Custos de investimentos iniciais (tapetes, carrinhos, equipamentos de limpeza, máquinas para lavar as áreas comuns, escadas, ferramentas, etc);
• Custos referentes aos funcionários (próprios ou terceirizados), produtos de limpeza e de peças de reposição de iluminação;
• Previsão orçamentária para os próximos meses;
• Previsão para Fundo de Reserva;
• Possíveis alterações na convenção ou regimento interno do condomínio;
• Definir o padrão de fechamento das janelas, seja por tela ou vidro
Com esses itens votados e aprovados em assembleia, a vida em condomínio começa a tomar forma.
Cadastro dos moradores
É importante que o síndico tenha um cadastro dos donos das unidades. Dados como nome completo, telefones, emails, etc.
Evitando problemas no futuro
Para evitar possíveis problemas no futuro, o novo síndico deve principalmente se precaver com a manutenção preventiva e com possíveis problemas na edificação. Também deve dar atenção especial à clareza e transparência de sua gestão, principalmente na área financeira.
Pronto! Seu Condomínio começou a tomar forma e corpo, e o mais importante: organizado!