Escolher uma administradora de condomínio é uma decisão que precisa ser levada a sério. Isso porque essa empresa ficará responsável por auxiliar o condomínio nas suas questões e ainda orientar o síndico nas atividades cotidianas.
Essa empresa ficará responsável por ajudar na gestão do local, inclusive nas funções mais burocráticas. Por isso é fundamental que esse profissional seja confiável e atenda bem aos moradores, síndicos e outros colaboradores.
Porém, antes de contratar uma administradora de condomínio, é necessário ter em mente alguns detalhes. Existem muitas empresas no mercado, então você deve escolher aquela que seja mais competente, responsável e que ofereça um bom serviço. Entenda melhor.
O que faz uma administradora de condomínio?
A administradora de condomínio atua em conjunto com o síndico do edifício. Entre as suas funções principais estão:
● Prestação das contas do empreendimento;
● Acompanhamento de leis e questões contratuais relativas aos funcionários, profissionais da limpeza e segurança;
● Cuidar da gestão administrativa e financeira, fazendo a cobrança das taxas condominiais;
● Orientar o síndico quanto às normas jurídicas, tributárias e contábeis.
Além de todas essas obrigações, a administradora de condomínio deve garantir a qualidade nos serviços que forem prestados. Por isso, antes de contratá-la, o síndico deve conhecer as outras opções do mercado e observar o histórico de cada uma dessas empresas.
Então saiba quais são os clientes que essa administradora de condomínio atende e se ela é confiável. Apure o CNPJ da empresa e a sua situação junto a Receita Federal e Tribunal de Justiça. Isso irá garantir que a administradora esteja regular e apta a atuar em outros condomínios.
Após analisar tudo isso e escolher a administradora, é fundamental iniciar uma relação de transparência e confiança com ela. Tenha em mente que o síndico deverá acompanhar a atuação dessa empresa e facilitar todos os processos, desde a parte financeira até outras questões cotidianas.
Mas vale salientar que, embora o síndico transfira algumas atividades para a empresa contratada, existem algumas responsabilidades que continuam sendo dele. Agora que você já sabe como a administradora de condomínio atua, confira algumas dicas antes de contratá-la.
Dicas para contratar uma administradora de condomínio
Existem muitas perguntas a serem feitas para a administradora condominial. Por isso, listamos as principais coisas que você deve observar.
● Faça um levantamento inicial
Escolher uma administradora ou trocar de empresa é algo um tanto complexo. Se você fez a sua primeira escolha errada, certamente perdeu tempo e dinheiro ao não comparar as várias opções que existem.
Por isso, faça uma seleção inicial e compare as candidatas. Verifique aquela que possui um maior potencial e que apresenta um bom perfil para fazer parte do seu condomínio.
Então, aqui você irá considerar a indicação de outros condomínios e síndicos. Depois verifique a reputação da empresa no ReclameAqui e outros sites de reclamação. Observe se elas atenderam prontamente aos usuários mais insatisfeitos.
Em seguida, conheça quais tipos de tecnologia a administradora utiliza. Existem diversos sistemas que auxiliam a empresa e ao síndico, e aquelas empresas consideradas tecnológicas são mais bem vistas do que as que não são.
Enfim, conheça sobre a atuação da empresa em outros locais e utilize as suas características como um detalhe importante para tomar a sua decisão.
● Faça um primeiro contato
Se você já pesquisou bastante e ficou em dúvida sobre qual empresa escolher, esse é o momento de entrar em contato com as administradoras.
Por isso, envie um e-mail e solicite um orçamento, incluindo os serviços prestados e a duração deles. Se for possível, marque uma reunião com algum consultor para conhecer a empresa de perto.
● Verifique as formas de cobrança
Durante a análise da empresa ideal, você poderá ficar na dúvida, sobretudo quando receber os orçamentos. Tenha em mente que nem sempre os valores mais baixos são os mais interessantes. Então, desconfie daqueles que estão abaixo do mercado.
Muitos condomínios buscam economizar nesse serviço, por desconsiderar a sua importância, e acabam escolhendo empresas com um péssimo serviço. Então, avalie se o que é prometido é realmente entregue.
Vale salientar que existem algumas taxas que podem não estar inclusas no pacote. Entre elas estão a cobrança de inadimplentes, realização de assembleias e taxas bancárias e de boletos.
● Alinhe as expectativas
Vale também comparar os pontos fortes das empresas e alinhar às expectativas do síndico e moradores do local. Não adianta trocar uma empresa que presta um bom atendimento por outra com um serviço inferior, mas que cobra menos.
Por isso, o ideal é ter segurança de que a administradora entregará os serviços dentro do prazo e com qualidade.
● Segurança contra imprevistos
Outro detalhe importante que deve ser levado em consideração é o capital social da administradora. Muitos síndicos negligenciam isso e não verificam se a empresa possui uma má gestão. Por isso, busque empresas que sejam confiáveis e responsáveis ao trabalhar com o dinheiro de terceiros.
● Verifique o diferencial da administradora de condomínio
Qual o diferencial da empresa que você deseja contratar? Descubra tudo o que puder que agregue valor ao serviço da empresa. Verifique o quanto ela investiu em equipamentos, em tecnologia e inovação.
Saiba se ela utiliza algum software de integração de serviços ou se desenvolveu algum aplicativo para os moradores se informarem mais rapidamente sobre as novidades. Empresas que buscam um diferencial acabam se destacando nesse mercado.
● Elabore um contrato de serviço
Enfim, agora que você decidiu pela sua administradora de condomínio, é hora de fazer um contrato. Nele estarão todos os acordos estabelecidos entre ambos os lados. Ou seja, esse é o documento mais importante do acordo entre administradora e condomínio.
Delimite as cobranças mensais, se haverá alguma porcentagem extra ou 13º. Além disso, inclua como será a relação com os funcionários e as obrigações da empresa. Deixe claro também os serviços relacionados à assessoria jurídica e financeira e como a empresa atenderá ao condomínio.
Inclua também uma cláusula de rescisão. Ela deve estar bem clara no documento, pois em caso de descumprimento, o síndico poderá buscar outras empresas sem pagar multas.
Todas essas dicas poderão evitar dores de cabeça futuras, principalmente para o síndico. Por isso, siga-as e contrate uma empresa com uma boa reputação no mercado.
Esperamos ter ajudado!
Equipe Liv Condomínios