Seu condomínio está passando pelo processo de troca de síndico ou de administradora de condomínios? Independente de qual transição esteja ocorrendo, saiba que esse momento requer muita atenção e cuidados especiais. Por isso, confira nesse artigo algumas dicas importantes que podem fazer toda a diferença durante a mudança entre profissionais.
Existem muitos motivos que obrigam um condomínio a trocar de síndico. Uma das razões é o término do tempo de gestão ou até mesmo irregularidades na atividade atual. Por isso, a modificação deve acontecer da forma menos ruidosa possível e com muita organização e sabedoria sobre a situação financeira do local.
A troca deve acontecer de forma tranquila para que a relação de confiança entre condôminos e lideranças sindicais não seja tão impactada.
Mas quando falamos em troca de gestão, podemos nos referir tanto à mudança de síndico e administradoras de condomínios. Porém, aqui vamos focar apenas na mudança de gestão do síndico.
Primeiramente, vale salientar que a transparência deve ser uma das principais coisas que se deve exigir para que tudo dê certo. Além disso, o síndico atual deve deixar o novo síndico por dentro de toda a rotina diária e outras informações referentes ao local.
Aliás, se o local atua em conjunto com uma empresa administradora de condomínios, o síndico novo deve ter conhecimento sobre todas as atividades realizadas. Ou seja, há uma série de medidas e passos que devem ser verificados antes de haver a transferência.
Certamente você já está curioso para saber os documentos requisitados nesse momento. Confira a seguir uma lista com o passo a passo que deve ser levado em consideração pelo condomínio.
Documentos necessários para fazer a troca do síndico ou da administradora de condomínios
Durante o processo de troca, é necessário que todos os documentos referentes à gestão anterior estejam organizados. Sendo assim, o novo síndico poderá iniciar o trabalho com mais tranquilidade. Entre esses documentos estão os comprovantes de pagamento de todas as contas, incluindo as notas fiscais.
Além disso, é fundamental ter em mãos os guias de todos os recolhimentos trabalhistas, bem como os pagamentos dos tributos. Confira se o cadastro dos condôminos está atualizado com o endereço e os contatos.
Verifique também a documentação dos funcionários, a folha de pontos e o livro de atas. Confira o cartão CNPJ e as apólices de seguro. Mas não para por ai.
É fundamental que você faça um levantamento até mesmo sobre os certificados ocupacionais e operacionais. Verifique a existência de contratos com empresas terceirizadas, como administradoras de condomínios, além dos contratos de manutenção.
Manter todos esses documentos detalhados reduz as chances de erros futuros e problemas de gestão. Isso gera efeitos negativos ao local e aos condôminos e funcionários.
Principais procedimentos durante a transferência de síndico
Listamos também alguns procedimentos solicitados durante a transferência de síndico. Embora os documentos citados anteriormente sejam importantes, existem muitos outros detalhes que não podem passar despercebidos.
● Contratação de auditoria externa
Uma das primeiras medidas a serem tomadas durante uma troca de gestão sindical é a contratação de uma empresa para realizar a auditoria externa. Através dela, é possível identificar supostas irregularidades da administradora anterior, o que permite reduzir os erros da próxima gestão.
Além disso, a auditoria externa é bastante solicitada quando há suspeita de mau uso do dinheiro ou má fé nas ações do síndico. No entanto, os custos para a realização desse serviço devem ser discutidos durante a assembleia com os condôminos.
A partir daí, o conselho do condomínio irá avaliar a necessidade de contratar um advogado para entrar com uma ação judicial. Essa atitude pode diminuir dores de cabeça futuras, sobretudo para as próximas gestões. Por esse motivo, é fundamental ter todos os documentos arquivados para servirem de base durante esse processo.
● Repasse da documentação para o síndico novo
A lista de documentos que mencionamos anteriormente deve ser repassada ao próximo síndico. Por isso, ela deve ser feita com riqueza de detalhes para que nada fique de fora.
Todas as ações devem ser protocoladas e entregues em mãos. Assim, serão evitados desvios e perdas propositais.
● Solicitação dos documentos ausentes
O síndico antigo deve entregar todos os documentos para o novo responsável. Essa solicitação é feita de forma amigável, dentro de um prazo. Caso ele não seja respeitado, é possível entrar com um mandado de busca e apreensão.
● Esclarecimento caso exista alguma irregularidade
Da mesma forma, se for encontrado algum erro, o síndico ainda terá alguns dias para levantar provas da sua idoneidade. A justificativa precisa ser plausível e apresentada ao conselho durante uma assembleia onde estarão presentes os condôminos, administradora de condomínios e outros responsáveis.
● Diálogo entre a gestão atual e a antiga
O ideal é que o síndico antigo converse com o atual e tenha um diálogo franco com ele. Isso aumenta a segurança de quem irá assumir o cargo e reduz as falhas de comunicação.
Durante a conversa, será possível relatar sobre o andamento de atividades, obras e outros procedimentos. Ou seja, haverão trocas de informações importantes que ajudarão na próxima administração.
Enfim, o novo síndico poderá acompanhar o que já está ocorrendo e certamente se adaptará muito mais rápido do que se não houvesse essa troca. Sem dúvidas, todos os envolvidos serão beneficiados com isso.
● Uso de um sistema integrado de gestão
Seu condomínio utiliza algum sistema de gestão inteligente para as atividades diárias? Se sim, o síndico deve orientar o profissional que irá substituí-lo sobre todos os detalhes do sistema.
Tudo deve ser bem detalhado para que o síndico novo não tenha problemas na utilização da ferramenta. Sem dúvidas, essa é uma das etapas mais importantes durante a transição.
Enfim, vale salientar que o síndico não deve esconder nada, ou reter algum documento referente à gestão do condomínio. Caso isso ocorra, ele será notificado de forma amigável para que entregue esses documentos.
Porém, caso exista alguma irregularidade, deverá ser realizada uma auditoria externa com urgência. Só assim todos os documentos e informações referentes ao condomínio estão dispostos por completo e de forma organizada.